A.
Sistim
Informasi Manajemen
1. Pengertian Manajemen .
Istilah manajemen berasal dari kata
kerja to manage berarti kontrol.[1]
Dalam Kamus Bahasa Indonesia manajemen
dapat diartikan mengendalikan, menangani atau mengelola.[2]
Selanjutnya kata benda manajemen dapat mempunyai beberapa arti. Pertama
manajemen adalah pengelolaan, pengendalian, atau penangganan. Kedua
manajemen adalah perlakuan secara terampil untuk menangani sesuatu berupa skill
ful treatment. Ketiga gabungan dari kedua pengertian tersebut yaitu yang
berhubungan dengan pengelolaan suatu perusahaan, rumah tangga, atau suatu
bentuk kerja sama dalam mencapai suatu tujuan tertentu.
Di antara definisi manajemen adalah
sebagai berikut:
1.
Manajemen
sebagai ilmu artinya manajemen memenuhi kriteria ilmu dan metode keilmuan yang
menekankan kepada konsep-konsep, teori, prinsip dan teknik pengelolaan.[3]
2.
Manajemen
sebagai seni, artinya kemampuan pengelolaan sesuatu itu merupakan seni
menciptakan krteratif.
3.
George R.
Terry menyatakan, manajemen adalah suatu proses yang berbeda terdiri dari planning,
organizing, actuating, and controling yang dilakukan untuk mencapai tujuan
yang ditentukan dengan mengunakan manusia dan sumber daya lainnya.[4]
4.
Idochi
Anwar mengatakan manajemen adalah pengelolaan suatu pekerjaan untuk memperoleh
hasil dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan dengan cara
menggerakkan orang lain untuk bekerja.[5]
5.
Menurut
Badri Munir Sukoco, pengelolaan pekerjaan itu terdiri dari bermacam ragam,
misalnya berupa pengelolaan industri, pemerintahan, pendidikan, pelayanan
sosial, olah raga, kesehatan, keilmuan dan lain-lain.[6]
Berdasarkan definisi tersebut dapat
disimpulkan dari tiga unsur pokok dalam manajemen yaitu:
a.
Manajemen
merupakan suatu kelompok orang yang bekerja sama.
b.
Manajemen
mempunyai tujuan yang ingin dicapai.
c.
Dalam
manajemen terdapat proses manajemen yang meliputi perencanaan (perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan).
Tugas manajemen pendidikan antara lain mengintegrasikan dan memanfaatkan
lingkungan sebagai sumber – sumber pendidikan dengan seefektif dan seefisien
mungkin. Para guru diharapkan dapat menggunakan dan memanfaatkanya dalam rangka
meningkatkan proses belajar mengajar pada masing-masing sekolah atau lembaga
pendidikan dimana mereka bertugas. Pengertian organisasi yaitu sekelompok
yang terdiri dari dua orang atau lebih bekerja sama untuk mencapai tujuan.
Dale mengutip beberapa pendapat ahli tentang pengertian
manajemen sebagai berikut: (1) mengelola
orang-orang, (2) pengambilan keputusan, (3) proses mengorganisasi dan memakai
sumber-sumber untuk menyelesaikan tujuan sudah ditentukan.
Dalam
pendidikan manajemen itu dapat diartikan sebagai aktivitas memadukan
sumber-sumber pendidikan agar terpusat dalam mencapai tujuan pendidikan yang
telah ditentukan sebelumnya.[7]
2.
Hakikat
Manajemen
Mula-mula fungsi manajemen banyak
ragamnya seperti merencanakan, mengorganisasi, menyusun staf, mengarahkan,
mengkoordinasi, dan mengontrol, mencatat dan melaporkan, serta menyusun
anggaran belanja.[8]
Manajemen membutuhkan
aktivitas-aktivitas tertentu dalam lembaga pendidikan dengan
program-programnya, sarananya, anggaranya, kriteria pelaksanaan dan
keberhasilan, dan petunjuk–petunjuk kepada para pelaksana, sementara itu
manajer telah siap menerima laporan baik supervisor tentang hal-hal yang
prinsip, maupun dari pelaksanaan pendidikan itu sendiri. Para manajer juga
melakukan pengawasan/kantrol langsung terhadap proses pendidikan yang sedang
berjalan. Hasil pengawasan dan laporan-laporan diolah oleh manajer sebagai
umpan balik untuk memberikan refisi seperlunya kepada proses pendidikan
tersebut.
Jadi manajemen dan supervisi adalah
aktivitas-aktivitas yang saling menunjang dan sebagai besar langsung dalam
waktu yang berbersamaan bedanya ialah manajemen terjadi di kantor tetapi
supervisi terjadi di lapangan yaitu tempat proses pendidikan berlangsung.
Supervisi menghasilkan umpan balik, manajemen memproses umpan balik untuk
mendapatkan kebijakan baru. Pengawas terakhir ialah bermaksud menilai proses
dan hasil pendidikan. Manajer melakukan kontrol apakah proses dan hasil
pendidikan itu sudah sesuai dengan rencana semula atau dengan revisinya, secara
kualitatif maupun kuantitatif.
Kontrol terhadap proses pendidikan
mencakup materi pelajaran yang didirikan, media yang dipakai, metode belajar
dan mengajar, pengendalian kelas dan guru menilai siswa. Kegiatan ini dilakukan
pada akhir semester dan akhir tahun ajaran/tahun kuliah. Hasil pengawasan ini
juga dipakai umpan balik bagi menejer atau tim menejer untuk punyusunan
aktivitas semester/tahun berikutnya.
Memperhatikan uraian di atas,
ternyata manajemen merupakan aktivitas yang paling menentukan,. Sebab ia ibarat
perintas, pemacu dan pengontrol adalah
juga berada di tangannya.
Manajemen adalah pusat
administrasi, administrasi berawal dan berakhir pada manajemen. Manajemen
adalah inti administrasi (Siagian 1979, h. 5). Karena tugas manajemen merupakan
bagian utama administrasi, dengan tugas-tugasnya yang paling menentukan
administrasi. Inilah yang merupakan hakikat manajemen, suatu aktivitas yang
menjadi pusat administrasi pusat atau inti kerjasama antara angota organisasi
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
3.
Pengertian
Sistem Informasi Manajemen
Menurut Gordon B. Davis, menyatakan bahwa Informasi adalah data
yang diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi sipenerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang
[9]
Menurut Jhon G, Burch, Informasi adalah hasil pembentukan penyusunan,
pengorganisasian atau pengubahan data yang menambah tingkat pengetahuan.[10]
Supaya
informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen,
maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang
dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing
tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada
pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem
Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang
bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut
keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga
SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data
maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Sedangkan pengertian Sistem informasi manajemen secara keseluruhan adalah mengelola pekerjaan
informasi dengan mengunakan pendekatan sistem yang berdasarkan pada
prinsip-prinsip manajemen. [11]
Sistim Informasi
Manajement dalam
suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai persyaratan umum sebagai
berikut :
-
Harus diketahui oleh penerima sebagai referensi
yang tepat
-
Harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses
pembuatan/ pengambilan keputusan
-
Harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal
yang sudah diketahui hendaknya jangan diberikan
-
Harus dapat menuntun pemakai untuk membuat
keputusan. Suatu keputusan tidak selalu menuntut adanya tindakan.[12]
Menurut Gordon
B. Davis Sistem Informasi Manajemen
adalah sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu untuk menyajikan
informasi guna mendukung fungsi operasi manajemen dan pengambilan keputusan
dalam suatu organisasi[13]
Ada kaitan yang erat antara
organisasi, administrasi, dan manejemen. Organisasi adalah sekumpulan orang
ikatan-ikatan tertentu yang merupakan wadah untuk mencapai cita-cita mereka,
mula-mula mereka mengintegrasikan sumber-sumber materi maupun sikap para anggota
yang dikenal sebagai manajemen dan akhirnya barulah mereka melaksanakan
kegiatan-kegiatan untuk mencapai cita-cita tersebut. Baik manajemen maupun
melaksanakan kegiatan itu disebut administrasi.[14]
Sistem adalah suatu model berpikir
atau suatu cara memandang. Sekolah misalnya dapat dipandang sebagai bagian dari
perumahan yang khusus dipakai untuk belajar oleh para siswa.[15]
Sistem adalah suatu kesatuan yang utuh dengan bagian-bagiannya yang tersusun
secara sistematis, yang mempunyai relasi satu dengan yang lain, dan yang sesuai
dengan konteksnya (Immegart, 1972, h. 5).
Ciri-ciri sistem adalah:
1.
Merupakan
satu kebulatan
2.
Yang
mempunyai bagian-bagian disebut sub sistem
3.
Bagian-bagian
itu mempunyai relasi satu dengan yang lain
4.
Selalu
berada pada konteksnya yaitu lingkungannya atau latar belakangnya.
Bila melaksanakan manajemen secara
sistem berarti memberi perhatian dan perlakuan dengan proporsi yang relatif
sama kepada sub sistem-sub sistemnya. Tidak dibenarkan manejer hanya memperhatikan
beberapa saja dari sub sistemnya dengan menomor duakan sub sistem yang lainnya.
Misalnya kalau ingin memajukan pendidikan hendaknya perhatian terhadap
perbaikan informasi dan personalia sama intensitasnya dengan perhatian terhadap
perbaikan teknik atau kurikulum.
Konsep sistem informasi manajemen
dalam organisasi telah ada sebelum perkakas komputer diciptakan, yang pada
intinya sistem informasi manajemen konvensional merupakan pekerjaan sistematis seperti pencatatan,
agenda, kearsipan, komunikasi di antara menejer-menejer organisasi, penyajian
informasi untuk pengambilan keputusan.
Namun dengan tersedianya teknologi pengolahan data dengan komputer untuk
menunjang sistem informasi manajemen tidak dapat dihindarkan lagi.[16]
Informasi manajemen tidak dapat dilepaskan dari manajemen secara
umum. Manajemen pada hakikatnya merupakan suatu proses merencana,
mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan upaya organisasi dengan segala
aspeknya agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efesien.[17]
Sistem informasi
manajemen adalah mengelola pekerjaan informasi dengan mengunakan pendekatan
sistem yang berdasarkan pada prinsip-prinsip manajemen. [18]
Secara
operasional sistem informasi manajemen dapat diartikan sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi
unit-unit organisasi untuk merencanakan, menganggarkan, mengorganisasikan,
mengarahkan, melaksanakan, mengawasi dan mengevaluasi dalam pekerjaan informasi
unit masing-masing untuk mencapai tujuan keseluruhan organisasi secara efesien
dan efektif.
SIMDIK (Sistim Informasi Manajemen Pendidikan)
adalah sebuah sistem informasi untuk kebutuhan manajemen
lembaga pendidikan dalam hal ini adalah sekolah. Sekolah yang dapat di cover
dengan SIMDIK ini adalah sekolah TK,
SD, SMP, SMA dan sederajat. SIMDIK juga dirancang untuk memenuhi segala kebutuhan pelaporan dari sekolah ke
Dinas Pendikan Daerah maupun untuk kebutuhan Depdiknas dapat dilakukan dengan
mudah. Dengan adanya SIMDIK manajemen pendidikan menjadi
lebih mudah dan terkontrol[19]
Sedangkan Sistim Informasi yang digunakan oleh
Madrasah di bawah naungan Kementerian Agama dinamakan dengan EMIS (Education
Management Information Sistem). Masing-masing Kankemenag juga terdapat
suatu unit kerja yang bertanggungjawab terhadap kegiatan EMIS yaitu bidang Mapenda
yang ditunjuk sebagai koordinator kegiatan EMIS yang bertanggungjawab dalam kegiatan
pendistribusian dan pengembalian instrumen stastistik, serta pengelolaan data.
Setelah Seluruh instrumen pendataan dari seluruh wilayah berhasil terkumpul
secara lengkap, selanjutnya EMIS memasuki tahap pengolahan dan analisis data untuk selanjutnya
menjadi informasi-informasi yang bermanfaat, berupa indikator-indikator
pendidikan dan sebagai alat untuk
pengambilan keputusan bagi pemerintah pusat pada Bidang Pendidikan Islam
Informasi
adalah data yang sudah diolah, dibentuk atau dimanipulasi sesuai dengan
keperluan tertentu.[20]
Data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau rekam ke dalam
berbagai bentuk media. Pekerjaan informasi adalah pekerjaan yang meliputi
pengumpulan data, penyebaran data dengan meneruskannya ke unit lain, atau
langsung diolah menjadi informasi, kemudian informasi tersebut diteruskan
keunit lain. Pada SIMDIK ini
informasi yang dapat diberikan berupa pengelolaan kesiswaan, Data induk siswa,
Penilaian KTSP, Pengelolaan guru dan karyawan termasuk pengelolaan adminstrasi
keuangan sekolah.
Secara umum SIMDIK indentik dengan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan
yaitu merupakan perpaduan antara sumber daya manusia
dan aplikasi teknologi informasi untuk memilih, menyimpan, mengolah, dan
mengambil kembali data dalam rangka mendukung kembali proses pengambilan
keputusan bidang pendidikan. Data-data tersebut adalah data empiris atau
data/fakta sebenarnya yang benar-benar ada dan dapat dipertanggung jawabkan
kebenarannya[21]
Semua
data tersebut kemudian dihitung, diolah, dikelompokkan dan selanjutnya
dianalisis. Setelah melalui proses pengolahan informasi tersebut data
tersebut dapat disajikan kepada pimpinan sekolah, dinas pendidikan,
masyarakat/publik, sebagai bahan bagi mereka dalam mengambil keputusan
pendidikan.
Pekerjaan
informasi yang dilakukan berdasarkan konsep sistem yang disebut sistem
informasi yaitu suatu rangkaian informasi yang di dalamnya terdapat
bagian-bagian yang berhubungan dan saling ketergantungan satu sama lain, mulai
dari bagian yang besar sampai kebagian yang kecil, yaitu dari sub, sub-sub dan
seterusnya sampai yang terkecil.
4.
Peran
dan Fungsi Informasi Manajemen
Dalam
sistem informasi Manajemen (SIM) kita akan mengolah data menjadi informasi
sesuai keperluan manajemen sebagai proses kegiatan dan keperluan menejer
sebagai pimpinan manajemen lini bawah, tengah, dan atas. Agar informasi sesuai
dengan keperluan manajemen dan menejer harus sesuai dengan fungsi manajemen,
tingkat manajemen, dan kemampuan manajerial.
Fungsi artinya jabatan (pekerjaan)
yang dilakukan atau kegunaan sesuatu hal atau kerja suatu bagian tubuh.
Sedangkan fungsi manajemen berhubungan lansung dengan situasi sosial dalam
kehidupan kelompok atau organisasi masing-masing yang mengisyaratkan bahwa
setiap pimpinan berada di dalam bukan di luar situasi terserbut fungsi pimpinan
merupakan suatu gejala sosial, karena harus diwujudkan dalam interaksi antar
individu di dalam situasi suatu kelompok organisasi.[22]
Secara
operasional fungsi sitem informasi manajemen dapat dibedakan empat fungsi pokok
sistem informasi dalam manajeen yaitu:
1.
Perencanaan
Perencanaan berkaitan dengan
penyusunan tujuan dan menjabarkannya dalam bentuk perencanaan untuk mencapai
tujuan organisasi.[23]
perencanaan sistem informasi maksudnya bagaimana menerapkan pengetahuan sistem
informasi ke dalam organisasi. Sistem informasi dapat dibentuk sesuai kebutuhan
organisasi masing-masing, oleh karena itu untuk dapat menerapkan sistem yang
efektif dan efesien diperlukan perencanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai
keinginan dan nilai masing-masing organisasi.
2.
Pengorganisasian
Pengorganisasian berkaitan dengan
pengelompokan personel dan tugasnya untuk menjalankan pekerjaan sesuai tugas
dan misinya. Pengelolaan sistem informasi adalah bagian yang tak dapat
dipisahkan dari manajemen, sebagaimana halnya pengelolaan ketenagaan, keuangan,
organisasi dan tatalaksana dan lain sebagainya.
3.
Pengarahan
Pengarahan berkaiatan dengan kegiatan
melakukan pengarahan-pengarahan, tugas-tugas dan instruksi. Fungsi ini juga
berkaitan dengan pengendalian sistem informasi yang merupakan bagian yang tak
dapat dipisahkan dari pengelolaan sistem informasi, bahkan ia melaksanakan
fungsi yang sangat penting karena mengamati setiap tahapan dalam proses
pengelolaan informasi. Pengelolaan sistem informasi perlu memahami dan memiliki
keterampilan manajerial dalam pelaksanaan kegiatan pengendalian sistem
informasi yakni:
a.
Kemampuan
mengendalikan kegiatan perencanaan informasi
b.
Kemampuan
mengendalikan kegiatan transpormasi informasi
c.
Kemampuan
mengendalikan kegiatan pengorganisasian pelaksana sistem informasi
d.
Kemampuan
melaksanakan kegiatan koordinasi dalam pelaksanaan sistem informasi.[24]
Dengan demikian
dapat disimpulkan bahwa pengendalian sistem informasi adalah keseluruhan
kegiatan dalam bentuk mengamati, membina, dan mengawasi pelaksanaan mekanisme
pengelolaan sistem informasi khususnya
dalam fungsi-fungsi perencanaan informasi, transpormasi, organisasi, dan
kooardinasi. Penegendalian sistem informasi bertujuan untuk menjamin kelancaran
pelaksanaan pengelolaan dan produk-produk informasi, baik segi kualitas,
kuantitas, dan ketepatan waktunya.
Adapun pelaksanaan pengendalian sistem informasi adalah melalui
pengawasan dan pembinaan. Pengawasan dilakukan baik secara langsung yakni di
tempat dilaksanakannya sistem informasi itu, maupun secara tak langsung melalui
laporan-laporan tertulis dan secara lisan.[25]
Sedangkan pembinaan dilaksanakan melalui kegiatan-kegiatan pelatihan,
pengkajian, dan kerjasama internal dan eksternal.
4.
Pengawasan
Kegiatan manajemen yang berkaitan
dengan pemeriksaan untuk menentukan apakah pelaksanaannya sudah dikerjakan
sesuai dengan perencanaan, sudah sampai sejauh mana kemajuan yang dicapai, dan
perencanaan yang belum mencapai kemajuan, serta melakukan koreksi bagi
pelaksanaan yang belum terselesaikan sesuai rencana.[26]
Dalam pengelolaan sistem informasi dapat kita lihat kembali bahwa komponen
penilaian tergolong sebagai komponen yang strategis, yang berarti ada kaitan
sistematik dengan komponen masukan (input), komponen proses dan komponen
produk.
Dukungan sitem informasi manajemen
pada pembuatan keputusan dalam suatu organisasi menurut Herbet A Simon yang
dikutip oleh Ukhyana Effendi Onong, dapat diuraikan menurut tiga tahapan,
proses pembuatan keputusan yaitu:
1.
Tahap
pemahaman
Pada tahap ini hubungannya dengan SIM
adalah pada proses penyelidikan yang meliputi pemeriksaan data baik dengan cara
yang telah ditentukan maupun dengan cara khusus. .
2.
Tahap
perancangan
Pada tahap ini kaitannya dengan SIM adalah membuat
model-model keputusan untuk diolah berdasarkan data yang ada serta memprakarsai
pemecahan-pemecahan alternatif. Model-model yang tersedia harus membantu
menganalisis alternatif-alternatif.
3.
Tahap
pemilihan
Pada tahap ini SIM
menjadi paling efektif apabila hasil-hasil perancanagan disajikan dalam suatu
bentuk yang mendorong pengambilan keputusan. Apabila telah dilakukan pemilihan
maka peranan SIM berubah menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dan
penilaian kemudian
[1] Ausain Umar, Buiness An
Introduction, (Jakarta: Business Research Center, 2001), h. 17
[2] Depdikbud, Kamus Besar, h. 556
[3] Miftah Thoha, Kepemimpinan dalam Manajemen, (Jakarta: Raja Grafindo Persada, 1999), h.
5
[4] George R Terry, Principles of Management, (Homewood
Illionis: Ricard D. Irwin Inc, 1977), h. 25
[5] Moch. Idochi Anwar, Administrasi Pendidikan dan Manajemen Biaya
Pendidikan Teori Konsep dan Isu, (Bandung: Alfabeta, 2004), h. 77
[6] Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran
Modern, (Bogor: PT. Grasindo Persada, 2000), h. 5
[8] Ibid., h.12
[9] Gordon
B. Davis, Margrethe H. Olson, Managemen
Information System: Conceptual Foundations, structure, and Development. (Tokyo: McGraw-Hill Kogakusha, International
Student Edition, 1984) hal 5
[11] Herbert G. Hicks & G. Gay Gullett, Mnagement Fourt Edition,
International Edition for Studen, (Auckland: MacGraw Hill Kongakusha Ltd,
1981), h. 572
[14]Made Pidarta, Manajemen Pendidikan Indonesia, (Jakarta:
Rineka Cipta, 2004), h. 2
[15] Made Pidarta, Ibid.,h. 23
[16]Wahyudi Kumorotomo dan Subando Agus Margono, Sitem Informasi
Manajemen dalam Organisasi-organisasi Publik (Yogyakarta: Gajah Mada
University Press, 2001), h. 8
[18]Herbert G. Hicks & G. Gay Gullett, Mnagement Fourt Edition,
International Edition for Studen, (Auckland: MacGraw Hill Kongakusha Ltd,
1981), h. 572
[20] Suwarni Tri YC, sistem informasi manajemen, (Yogyakarta: Universitas Atmajaya, 1996), h.9
[22] Soetejdjo Moeljodiharjo, Management information system, ()
Yogyakarta: Asndi Offset, 1996), h. 91
[23] Isjoni, Manajemen Kepemimpinan dalam Pendidikan, (Bandung:
Sinar Baru Algensindo, 2007), h. 77
[24] Sondang P. Siagan, Filsafat Administrasi, (Jakarta: Gunung
Agung, 1995), h. 129
[25] J. M Burn, Leadership, (New York: Happer, 1987), h. 111
[26] Saiful Sagala, Administrasi Pendidikan Kontemporer, (Bandung:
Alfabelat, 2005), h. 59
Tidak ada komentar:
Posting Komentar